7 de julio de 2019.

Javier Alvarez Hernando
Abogado y Delegado de Protección de Datos

 

ABOGADOS VALLADOLID

1.-Regulación del registro horario y su regulación en el Estatuto de los Trabajadores.

A partir de la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, en relación con las disposiciones relativas al registro de jornada, establecida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, se exige un registro obligatorio de jornada, que no es otra cosa, que la obligación de las empresas de tener un control efectivo del número de horas que realizan sus empleados.

El reloj de fichar se inventó en la segunda mitad del siglo XIX en la época de la industrialización. Posteriormente, los relojes calculaban automáticamente la jornada laboral e imprimían el tiempo en la tarjeta de cartón o plástico.

Tal y como explica el propio Real decreto-ley se incluye el registro de la jornada “a los efectos de garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, de crear un marco de seguridad jurídica tanto para las personas trabajadoras como para las empresas y de posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

La norma recuerda que la Audiencia Nacional, en Sentencia de 4 de diciembre de 2015, afirmó que «el registro de jornada, que no de horas extraordinarias, es el requisito constitutivo para controlar los excesos de jornada». Y, a mayor abundamiento, precisó que la inexistencia del registro «coloca a las personas trabajadoras en situación de indefensión que no puede atemperarse porque las horas extraordinarias sean voluntarias, puesto que el único medio de acreditarlas es, precisamente, el control diario». Aunque la interpretación recogida en esta Sentencia de la Audiencia Nacional no fue confirmada, el Tribunal Supremo en su Sentencia 246/2017, de 23 de marzo, afirmó que «de lege ferenda convendría una reforma legislativa que clarificara la obligación de llevar un registro horario y facilitara al trabajador la prueba de la realización de horas extraordinarias…».

El art. 34 del ET incorpora un nuevo apartado 9:

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

Por otro lado, se modifica el apartado 5 del artículo 7 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, que queda redactado del modo siguiente:

«5. La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.»

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) el 10 de junio de 2019 publicó el Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección en materia de registro de jornada.

 El Criterio Técnico tiene por objeto fijar criterios para la realización de las actuaciones inspectoras que se efectúen, a partir de la entrada en vigor del meritado Real Decreto-ley 8/2019, que puede resumirse:

  • Lo que debe ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente. No se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo.
  • Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, el registro de jornada podrá organizarse de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada.
  • El registro de la jornada deberá ser diario, no siendo aceptable para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos.
  • El registro previsto en el artículo 34.9 ET no enerva los registros ya establecidos en la normativa vigente (por ejemplo, registro de horas extraordinarias; registro diario de contratos a tiempo parcial; Los registros de horas de trabajo y descanso; y los registros de jornada en los desplazamientos transnacionales.
  • Los registros deberán “permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”. El acceso debe poder ser realizado en cualquier momento que sea solicitado, por lo que los registros tienen permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.
  • En el caso de que el registro de jornada se haya instrumentado originalmente en formato papel, a efectos de su conservación podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías.
  • La permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo que así lo disponga un convenio colectivo o exista pacto expreso en contrario, ni debe entregarse a cada persona trabajadora copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.
  • En aquellos casos en que el registro se realice por medios electrónicos o informáticos, tales como un sistema de fichaje por medio de tarjeta magnética o similar, huella dactilar o mediante ordenador, la ITSS podrá requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable. 
Si el registro se llevara mediante medios manuales tales como la firma del trabajador en soporte papel, la ITSS podrá recabar los documentos originales o solicitar copia de los mismos. 
De no disponerse de medios para su copia, pueden tomarse notas, o muestras mediante fotografías, así como, de considerarse oportuno en base a las incongruencias observadas entre el registro de jornada, y la jornada u horario declarado, tomar el original del registro de jornada como medida cautelar regulada el artículo 13.4 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
  • En cuanto al régimen sancionador, la ITSS tendrá en cuenta la existencia de una actuación de la empresa en este sentido y una negociación entre las partes bajo el principio de la buena fe; así como el resto de las circunstancias del caso. La multa por no disponer de un registro de la jornada de los empleados oscila entre los 626 euros y los 6.250 eurospor empresa.

 

2.- Sistemas manuales, analógicos o digitales de registro y protección de datos.

La entidad puede habilitar el sistema que considere más adecuado y por tanto, desde la perspectiva de la protección de datos, tendrían la misma base de legitimación y no precisarían el tratamiento consensuado con los trabajadores los sistemas manuales, analógicos o digitales al efecto de generar la correspondiente prueba justificativa del registro diario de la jornada de cada trabajador.

Es muy frecuente que, en cumplimiento del principio de minimización de datos, los sistemas no incorporen el dato de la huella digital sino únicamente el relacionado con un identificador numérico obtenido a partir de la misma que se almacena en las tarjetas de proximidad de los empleados. Posteriormente, nos referiremos al control biométrico de los trabajadores.

El tratamiento de la huella digital para el control de cumplimiento de la jornada laboral ha sido indirectamente considerada por la Audiencia Nacional, en su Sentencia de 4 de marzo de 2010, considerando que no sería preciso contar con el consentimiento de los trabajadores, sin perjuicio del ineludible cumplimiento por parte del empresario del derecho de información.

 

3.-¿Es necesario el consentimiento del trabajador para implantar un sistema de control horario? ¿Hay que informarle acerca de las medidas de control establecidas?

Con carácter general y para la implementación del registro de jornada no se precisa el consentimiento del trabajador, siendo base suficiente de legitimación la propia norma laboral, que en el artículo 34.9 ET establece la obligación de las empresas de realizar dicho registro de la jornada con carácter individual de cada persona trabajadora y que, de acuerdo con lo previsto en el artículo 6.1.c del Reglamento europeo 2016/679 (RGPD), el tratamiento de datos personales de los trabajadores derivado de la implantación del registro de jornada es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.

No obstante lo anterior, la existencia de una lícita condición para el tratamiento de los datos de los empleados sin necesidad del consentimiento de los trabajadores no excluye el deber de las empresas de informar a los trabajadores de la existencia del registro y de la finalidad del tratamiento de los datos personales individuales que se obtienen con dicho registro.

 

4.-Proveedores externos de los sistemas de registro son encargados de tratamiento.

Las empresas que sean empleadores, con relación a sus trabajadores, actuarán como responsables del tratamiento de los datos obtenidos mientras que, en su caso, los proveedores externos de los sistemas de registro actuarán como entidades encargados del tratamiento, con las obligaciones que respectivamente para entidades responsables o entidades encargadas dispone la normativa de protección de datos. Para ello se deberá suscribir el correspondiente contrato de encargo con el contenido que contempla el art. 28 RGPD.

 

Javier Alvarez Hernando

Abogado y Delegado de Protección de Datos.

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